Document Management System (DMS)

Naar schatting ligt zo’n 80% van de totale informatie binnen een organisatie vast in papieren of elektronische documenten. Veel van deze documenten, zoals inkoopfacturen, ontvangstbonnen, klant correspondentie etc. zijn van kritisch belang voor het functioneren van de operationele en administratieve bedrijfsprocessen. Met het opzoeken, verzamelen en routeren van documenten gaat echter vaak veel tijd verloren. Kostbare tijd, die binnen elke organisatie niet gemist kan worden. Met een Document Management Systeem (DMS) wordt het beheer van documenten geautomatiseerd en kan raadplegen en routeren veel efficiënter en sneller plaatsvinden.

Een Document Management Systeem heeft vaak de volgende mogelijkheden

• Versies van documenten bijhouden
• Zoeken in de inhoud van documenten
• Routing van documenten: Dit geeft de mogelijk om een document langs meerdere personen te sturen. Deze personen kunnen het document een bepaalde status geven. Op grond van de status weet de lezer of een document bijvoorbeeld nog in ontwikkeling is (concept) of definitief.
• Beveiliging van documenten zodat bijvoorbeeld alleen een groep van personen binnen de organisatie een document mogen zien

Wat kunnen wij voor u betekenen?

Wij kunnen adviseren welk document management systeem het best bij uw onderneming aan sluit. Zo hebben we veel kennis van bijvoorbeeld SharePoint, het document management systeem van Microsoft. Mochten er geen bestaande systemen voldoen aan uw eisen dan kunnen wij ook een Document Management Systeem op maat maken voor uw onderneming. Dit kunnen we relatief snel omdat we al veel van de standaard componenten voor een Document Management Systeem klaar hebben liggen.

Een goed voorbeeld van onze ervaring met DMS is het project wat wij gerealiseerd hebben voor Kwintes. Bij Kwintes is besloten om hun huidige DMS (Manual Master) te gaan vervangen door een maatwerk systeem. Hun DMS bevat een verzameling van documenten en procesdiagrammen waarin actuele beleidsstukken, werkprocessen en procedures in worden bijgehouden. Wij hebben hier een nieuw DMS voor opgezet wat nu ten volle tevredenheid wordt gebruikt. Zie voor meer informatie de project beschrijving bij Klanten.